Fort de son savoir-faire dans la numérisation, la GED (gestion électronique de documents) et la gestion des connaissances, Everial souhaite aller encore plus loin en proposant des solutions innovantes à ses clients, répondant aux nouveaux usages induits par la transition numérique et l’évolution du cadre réglementaire.
Au-delà de la simple sauvegarde, l’archivage doit honorer des conditions de traitement, permettant de garantir l’authenticité, la confidentialité ou encore la pérennité d’un document, quel qu’en soit le format originel.

Pour répondre à cette demande, émanant essentiellement des services des PME et grands groupes (RH, financier, qualité, etc.) Everial a fait appel à l’expertise d’un tiers archiveur, CDC Arkhineo, référent dans l’archivage à valeur probatoire des données électroniques depuis 15 ans.

À noter : L’archivage à valeur probatoire est encadré par une loi datant de 2000. Celle-ci stipule que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier » ; ce qui signifie que des critères très précis doivent être respectés pour que le caractère « probatoire » d’un document soit avéré, c’est-à-dire que son intégrité et sa conformité soient reconnues.

Un partenariat fondé sur la mutualisation et la complémentarité

Le rapprochement d’Everial et de CDC Arkhineo s’inscrit dans l’optique d’obtention de la norme NFZ 42-026 au 1er semestre 2019. Cette dernière a vocation à permettre la destruction des originaux papiers - dès lors que ceux-ci auront été numérisés - et à conserver une copie numérique comme preuve probatoire. Pour cela, il est nécessaire d’avoir recours à des opérations de numérisation conformes (dite « numérisation fidèle ») pour assurer la conservation intègre de documents, volet sur lequel intervient CDC Arkhineo.
Signé le 15 février 2018, cet accord de partenariat entre les deux parties prenantes autorise Everial a être le revendeur de la solution Coffre-Fort Numérique Arkhineo. L’objectif est de capitaliser sur deux expertises distinctes mais complémentaires, celle d’un tiers archiveur physique (Everial) et d’un tiers archiveur électronique (CDC Arkhineo) pour proposer une solution de gestion des archives électroniques et papier à valeur probatoire et non probatoire ; en fonction des notions d’original porté par le document et des contraintes règlementaires liées. Cette plateforme documentaire permettra de piloter cet archivage, pour répondre aux exigences de la copie fiable.
Au-delà, de la seule solution logicielle, cette alliance contribuera également à l’avènement de services complets et connexes en gestion documentaire.

Une ambition commune : répondre aux exigences de la copie fiable

À eux deux, c’est une chaîne de valeur globale que proposent Everial et CDC Arkhineo à leurs clients. Les bénéficiaires pourront ainsi assurer la gestion courante du document jusqu’à la gestion du sort final, qui peut reposer sur le versement définitif dans un espace sécurisé à force probante ou non.
Cette innovation s’inscrit dans une volonté de s’orienter vers la copie fiable et permettre ainsi le choix de conservation physique du document ou celui de la suppression du papier, en fonction d’une analyse de risques.