Numéro un européen de la distribution de produits électroniques et électroménagers, Media Saturn compte 32 magasins en France, 2000 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 567 millions d’euros (2008). Une activité d’achat et de revente de produits qui génère d’importants flux documentaires.

Pour faire face au développement de l’activité du groupe et à son expansion en Europe, la direction du groupe, basée en Allemagne, a demandé, en 2005, aux différentes filiales européennes d’harmoniser leurs systèmes d’informations et leurs processus comptables afin de gagner en productivité.

En France, cette harmonisation a imposé de repenser le processus de traitement des factures fournisseurs qui était alors géré manuellement : les factures fournisseurs de tous les magasins Saturn étaient expédiées par courrier au siège, où elles étaient traitées et saisies manuellement dans SAP avant d’être classées puis archivées.

Après avoir consulté plusieurs prestataires, Media Saturn a retenu Everial qui gérait déjà le stockage des archives physiques du groupe depuis 1992 (documents de caisse, frais généraux…). Au-delà de la relation de confiance instaurée au fil des années entre les deux sociétés, Everial a su répondre aux critères de sélection de Media Saturn tels que les capacités de numérisation, les coûts de transport, les coûts de conteneurs pour l’archivage ou encore les coûts de main d’œuvre.

« Outre la qualité de l’offre d’Everial sur les plans techniques et financiers, nous avons été convaincus par le fait d’avoir un prestataire unique pour la numérisation et l’archivage physique de nos documents en France. Nous avions également une relation de confiance avec Everial qui gère l’archivage physique de nos documents avec rigueur et sérieux » commente Frédéric Cavalli, Directeur Informatique Adjoint et Responsable Organisation de Media Saturn.

Aujourd’hui, concrètement, le processus de traitement des factures fournisseurs est donc le suivant :

– Chaque magasin compare ses factures aux commandes passées, les contrôle et les saisit dans l’outil de gestion commerciale.

– Chaque nuit, ces données saisies sont transmises directement dans SAP au siège en Allemagne.

– En parallèle, les factures papier, les bons de livraisons et les bordereaux de contrôle sont envoyés au centre de numérisation et d’archivage d’Everial à Rillieux La Pape dans le Rhône où les documents sont numérisés

– Les données électroniques sont ensuite transmises automatiquement au siège du groupe en Allemagne et les documents papier sont archivés au sein du centre de conservation sécurisée d’archives d’Everial à Rillieux La Pape.

– En Allemagne, un traitement automatique effectue le rapprochement entre les données de SAP et les images des factures grâce à un code barre afin de valider le paiement des factures.

Des gains de productivité qui ont permis de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et d’absorber la hausse d’activité

Grâce à ce nouveau processus, Media Saturn a réalisé des gains de productivité considérables en supprimant les tâches manuelles liées à la gestion de ses factures fournisseurs :

– Un gain de 3h de travail par jour pour chacune des 4 personnes qui géraient auparavant manuellement ce traitement, soit plus de 2 000 heures par an.

– Un recentrage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

– Une capacité de traitement augmentée qui a permis aux équipes du groupe Media Saturn d’absorber facilement la hausse d’activité des magasins.

– Le respect des délais de paiement en 5 jours.

« Nous sommes pleinement satisfaits de la qualité de prestation d’Everial et de l’échange avec la responsable d’exploitation. La confiance réciproque entre nos deux entreprises a permis au système d’atteindre cette qualité. Le taux d’erreurs est infime et nous travaillons conjointement pour améliorer encore certaines opérations manuelles telles que le désagraphage ou le découpage des documents par exemple » explique Frédéric Cavalli, Directeur Informatique Adjoint et Responsable Organisation de Media Saturn.