La direction immobilière gère une empreinte immobilière mondiale d’environ 3 millions de m² répartis sur 115 sites, abritant 62 000 collaborateurs et 6 000 prestataires. Elle est en charge de la gestion des loyers, des travaux, et des services généraux (maintenance des bâtiments, services aux occupants, énergie et véhicule de service).

Thales est parti du constat qu’un très grand nombre d’échanges de documents concernant la direction des services généraux (cahiers des charges, fiches de prix, évolutions de périmètre, etc.) pouvaient être améliorés, en termes de rapidité, de coût, de sécurité et de traçabilité. Les documents transitant entre la direction des services généraux et les différents sites étaient signés à la main et numérisés au format PDF. Chaque transaction impliquait de nombreux envois de documents entre la direction immobilière, chacun des sites et les prestataires associés. Il en était de même pour les validations et les signatures de ces mêmes documents, l’ensemble du processus prenait cinq mois et était répété chaque année. Une simplification et une dématérialisation du processus a été mise en œuvre grâce à la solution DocuSign, afin de fluidifier, sécuriser et raccourcir la durée de ces échanges à moins de 2 mois.

A travers la mise en place de son programme Sergent Major avec DocuSign, Thales a pu bénéficier de nombreux atouts :

• Accélération des échanges – Grâce à DocuSign, la signature des documents peut se faire à distance et en quelques minutes, contre plusieurs jours auparavant. Cela a permis au groupe Thales d’atteindre l’objectif de durée des échanges fixé à moins de deux mois.
• Amélioration de la traçabilité – L’utilisation de DocuSign assure la continuité et la traçabilité des échanges, en supprimant notamment les problèmes liés à l’altération, les litiges sur les versions des documents ou la perte de documents papier.
• Renforcement de la sécurité – Avec DocuSign, les contraintes de sécurité du groupe Thales sont totalement respectées. DocuSign respecte les meilleures pratiques existantes concernant la sécurisation des données et des transactions. Chaque signature électronique est unique, documentable, chiffrée et infalsifiable.
• Augmentation de la productivité et de la qualité – Utiliser la solution DocuSign a également permis de raccourcir le temps passé par les différents collaborateurs sur des tâches sans réelle valeur ajoutée pour leur permettre de se libérer de l’ETP (Equivalent Temps Plein) et ainsi se concentrer sur des tâches plus essentielles afin d’accroitre la qualité de service. Thales porte désormais une plus grande attention au suivi des évolutions de périmètre et au suivi des coûts associés.
• Suppression des coûts inutiles – A travers une solution 100% numérique, DocuSign élimine les coûts liés à l’impression, au stockage, au tri et à l’envoi des documents papier. La direction immobilière du groupe Thales a ainsi diminué ses coûts de gestion de 60%.

« Nous sommes heureux de travailler avec DocuSign afin de faciliter notre gestion de contrats de services pour la maintenance de nos bâtiments et les services aux occupants pour nos 50 sites en France abritant 34 000 personnes. » explique Nicolas Cugier, Directeur des Services Généraux de Thales. « DocuSign est très compétitif sur le marché, simple d’utilisation pour des collaborateurs aux profils très divers, et leur capacité à répondre aux contraintes de sécurité et aux conditions très sélectives de notre DSI en ont fait un fournisseur de choix pour le groupe »