Jean-Louis Pascon

Après le traditionnel message de bienvenue par Jean-Louis Pascon, Vice Président de FedISA, qui a présenté son association et ses activités, la conférence a été lancée. Pour Jean-Louis Pascon derrière « le nuage, il ne faut pas oublier qu’il y a des hommes, des machines, des réseaux donc une réalité physique ». Il a rappelé qu’une des réticences des entreprises pour passer au Cloud vient de la transcription des législations dans les droits nationaux en particulier en matière de preuve. En effet, la même directive européenne est retranscrite différemment dans les pays de l’Union Européenne. Il a donné l’exemple de la dématérialisation des factures dont la transcription rend la directive inapplicable, à tel point qu’une nouvelle directive simplifiée devrait voir le jour prochainement.

Il a rappelé que les projets d’archivage électronique et de mise en place de solutions collaboratives sont aujourd’hui devenus des projets stratégiques. L’archivage à valeur probante est désormais possible sur des supports réinscriptibles (WORM Logique) depuis la nouvelle version de la norme NF Z42-013. L’arrivée de SharePoint 2010 est une véritable nouveauté en termes de plateforme collaborative. Cloud computing et Système d’Archivage Electronique constituent de véritables vecteurs d’optimisation de la productivité, d’économies et de sécurisation des données. Combinées entre-elles, ces solutions apportent une forte valeur ajouté aux entreprises et secteur public. Il a toutefois, mis ne garde les entreprises sur le fait de respecter l’ensemble des exigences afin d’être conforme aux lois et autres réglementations, particulièrement en matière de confidentialité de certaines données et de pérennité. S’agissant d’un service, il a rappelé qu’il est nécessaire de s’attacher également aux engagements contractuels et à la protection juridique pour l’entreprise en cas de sinistre. Puis il a céder la parole à Karim Manar.

SharePoint
Karim Manar a débuté sa présentation de SharePoint par un proverbe arabe : « le nuit est une promesse de pluie, la pluie est une promesse tenue ! » SharePoint repose sur 6 piliers qui vont de la GED à la constitution de réseaux sociaux d’entreprises. Cette solution est une plateforme collaborative pour l’entreprise, qui relie les personnes et l’information grâce à ses nombreuses fonctionnalités riches et intégrées. Il s’agit d’une véritable infrastructure « dans les nuages », conçue pour réaliser rapidement des sites collaboratifs innovants.
SharePoint permet ainsi :

Le travail collaboratif efficace au sein de toute organisation. Que ce soit via un PC, un navigateur ou un téléphone, SharePoint propose une expérience utilisateur intuitive et familière, et permet ainsi de trouver rapidement les meilleurs experts sur un sujet afin de travailler avec eux, tout en fournissant des informations en libre-service qui améliorent de façon significative les prises de décision pour l’ensemble de l’organisation concernée. Cette solution permet de réduire les coûts grâce à une infrastructure unifiée et mutualisée qui propose une disponibilité et une souplesse d’administration adaptées aux entreprises les plus exigeantes, qu’il soit déployé sur site ou sous la forme d’un service hébergé (Microsoft online Services). Il a rappelé que SharePoint est utilisé en France par plus de 3 millions de personnes qui appartiennent à plus de 1.000 entreprises.

CIMAIL Solutions – Le management par l’information : de la dématérialisation à l’archivage « légal »

Frédéric Heurtaux a présenté Cimail Solutions qui est une solution de management de l’information totalement adapté pour SharePoint. Ce SAE (système d’archivage électronique) associé à SharePoint répond aux exigences induites, en combinant la disponibilité et une sécurité immédiate de l’ensemble des informations de toute organisation. Ainsi Easyfolder SAE, l’addon réglementaire en matière d’archivage probant pour SharePoint 2010, permet de respecter le cadre législatif et réglementaire et garantit la valeur probante des documents électroniques en cas de contentieux et/ou de sécurité forte. Le Système d’Archivage Electronique dans la mouvance technologique et économique du Cloud Computing doit permettre d’apporter des leviers de performances, économiques et juridiques, tout en tenant comptes des contraintes métiers, légales et réglementaires et en garantissant une gestion de flux et d’échanges à valeur probatoire, associées aux contenus documentaires en lien avec le SI qu’il s’agisse de :

Gestion des factures entrantes et sortantes
Dossiers RH, Financiers
Patient
Gestion patrimoniale
Liasses douanières
Commerciaux…
Relation clients, administrés …

Easyfolder s’appuie sur MOREQ2 et la norme NF Z42-013. Cette solution est aussi en cours d’obtention du CSPN auprès de l’ANSSI. Selon Frédéric Heurtaux la norme MOREQ2 devrait prochainement se transformer en norme ISO 16715. Prochainement, sa solution proposera de la reversibilité qui est une demande forte des clients en matière de Cloud Computing. Il a présenté la démarche en mode projet et accompagnement d’Easyfolder qui se déroule en 5 phases :

– Audit avec une recherche de l’existence d’un tableau de gestion
– Evaluation de l’audit avec émission de 2 à 3 choix possibles
– Application du système d’archivage avec intégration des phases de recettes
– Mise en œuvre du système d’archivage
– Contrôle a posteriori.

Cette démarche a d’ailleurs été mise en œuvre chez deux de ces clients privés et publics. Une entreprise dans le domaine de la promotion immobilière qui venait de décentraliser son organisation utilise fait de l’archivage à valeur probante avec cette solution pour conserver les documents de marché. Grâce à la démarche de Cimail, elle a mis en place un plan de sécurité et une convention de prévention avec ces prestataires. Pour ce dernier point, elle a été aidée par un avocat du Cabinet Bensoussan. Dans le second cas, il s’agissait d’une collectivité territoriale qui utilise Easyfolder pour réduire le nombre de classothèque papier. Elle est ainsi passée de trois à deux classothèques. Depuis le 1er janvier 2010, elle a numériser plus de 70.000 documents.

Pour conclure son intervention, Frédéric Heurtaux a annoncé une session de démonstration de sa solution appelé DematParis qui se déroulera au Cercle Suédois el 12 octobre. Elle permettra de voir des démonstrations de dématérialisation et d’archivage à valeur probante pour des documents fiscaux et des dossiers RH.