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Archivage des courriers électroniques : des enjeux économiques réels avec une intensification des besoins d’ici 2011

mars 2009 par MARKESS International

A l’occasion du Salon Documation (25 et 26 mars 2009), MARKESS International, société d’études et de conseil basée à Paris et à Washington, D.C., spécialisée dans l’analyse de la modernisation et de la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de l’information, présente les résultats issus de sa dernière étude intitulée « Prochains Enjeux de l’Archivage de Courriers Electroniques ».

Les rares estimations publiées sur la volumétrie des courriers électroniques (ou e-mails) échangés donnent le vertige : quelques centaines de milliards auraient été envoyés chaque jour en 2008. Ce volume est encore très certainement voué à croître dans les années à venir ! La dématérialisation des échanges ne devrait pas connaître la crise et a contrario, devrait même en profiter, l’e-mail, les messages instantanés, les SMS et autres outils électroniques étant des moyens pour communiquer et échanger à moindre coût !

Face à cela, une réelle gestion des messageries électroniques s’impose pour les organisations. L’un des défis va plus particulièrement concerner la sécurisation des messageries avec notamment l’identification des e-mails pollueurs (ou « spams », qui représenteraient plus de 80% des courriers électroniques échangés). Un autre défi majeur en termes de gestion des messageries électroniques porte sur l’archivage des courriers électroniques comme le montre l’enquête menée par MARKESS International.

• Des pratiques d’archivage encore peu développées en France mais une prise de conscience croissante

Sur un échantillon de 210 entreprises et administrations basées en France et interrogées par MARKESS International au cours du premier trimestre 2009, il apparaît que :
- 14% de ces organisations archivent déjà tout ou partie de leurs courriers électroniques. Parmi elles se trouvent plus particulièrement des entreprises issues du secteur de la banque et de l’assurance et des organisations ayant déjà expérimenté l’archivage d’autres contenus électroniques (contrats, factures, CVs, pièces de marché public, etc.) ;
- 8% des organisations indiquent être en cours de déploiement de solutions, non encore opérationnelles mais qui permettront sous peu l’archivage des courriers électroniques ;
- Près d’un tiers des organisations expriment un intérêt pour le sujet et mentionnent avoir des projets dans ce sens d’ici 2011 (pour 22% d’entre elles) ou à plus longue échéance (pour 10%). Une proportion importante d’industries et d’administrations publiques se trouvent parmi ce profil d’utilisateur.

Pour la majorité de ces organisations, l’archivage est fait ou envisagé sur un mode sélectif. Sont ainsi massivement concernés les courriers électroniques professionnels, échangés avec des tiers externes et en interne, ainsi que les pièces jointes à ces courriers. Dans une moindre proportion, il s’agit d’archiver les courriers électroniques informels, échangés entre collaborateurs. Une minorité des organisations interrogées indique également archiver les messages instantanés.

• Des motivations variées et évoluant dans le temps
L’archivage des courriers électroniques répond à différents besoins émanant tant des directions informatiques, interlocuteur clé dans la majeure partie des projets actuels, mais également des directions métiers. En rapprochant les diverses motivations émises par les organisations interrogées, MARKESS International identifie plusieurs types d’archivage.

Trois formes d’archivage sont mises en avant par plus d’une organisation sur deux. L’archivage le plus couramment constaté dans les organisations aujourd’hui peut être qualifié d’archivage « économique » et répond à des problématiques de gestion et de réduction des coûts induits par l’augmentation incessante des courriers électroniques qui génère des coûts de stockage importants et un engorgement des messageries, à des enjeux de recherche des courriers électroniques, de gains de productivité. De tels projets d’archivage sont souvent à l’initiative des directions informatiques et peuvent par la suite donner lieu à des projets d’archivage différents de la part d’autres directions au sein de l’organisation.

Les deux autres formes d’archivage, davantage envisagées par les organisations que réellement déployées en ce début 2009, s’assimilent à l’archivage « réglementaire » et l’archivage « probatoire ». Assez proches l’une de l’autre, elles se différencient néanmoins par le caractère contraint de la première : l’existence d’un certain nombre de lois et de réglementations (telles que SOX, Bâle 2, etc.) oblige certaines entreprises à conserver des courriers électroniques et pièces jointes précisément identifiés (factures, fiches de paie, etc.) en cas de contrôle externe. Les directions métiers concernées (DAF, DRH, vente, etc.) sont de plus en plus demandeuses d’un tel archivage. Dans le cas de l’archivage qualifié de « probatoire », l’organisation se place davantage dans une position préventive et souhaite mettre en place les outils lui permettant en cas de litige de pouvoir identifier les pièces pour les dossiers et de pouvoir les utiliser à titre de preuve. De tels projets d’archivage sont le plus souvent entre les mains des directions juridiques.

• Un marché français avec une croissance forte d’ici 2011
« Ces besoins en archivage multiples impactent inévitablement les approches des organisations, tant en interne au niveau de l’implication des différentes directions qu’en externe en termes de technologies permettant notamment d’accéder à distance ou en situation de mobilité aux courriers électroniques archivés et de prestataires retenus », précise Hélène Mouiche, Chargée d’Etudes Senior, auteur de cette étude. Le marché propose ainsi des solutions d’archivage (matérielles et logicielles) et des offres de services émanant d’acteurs aux profils variés : éditeurs et intégrateurs en tête, mais également cabinets de conseil pour l’accompagnement en amont souvent indispensable dans de tels projets (plus particulièrement dans l’identification des courriers électroniques à archiver), tiers de confiance, fournisseurs de solutions d’archivage en mode SaaS, opérateurs de services externalisés, etc.

Malgré la crise économique et la jeunesse des projets encore dans ce domaine, MARKESS International estime que le marché français des logiciels et services associés à l’archivage de courriers électroniques devrait peser 65 millions d’euros en 2009. D’ici 2011, il devrait atteindre 135 millions d’euros (avec une croissance annuelle moyenne de l’ordre de +44% sur la période 2009-2011).

Encore très fortement techniques, les projets d’archivage de courriers électroniques devraient néanmoins être adoptés de façon plus large dans les organisations du fait de l’importance accrue des enjeux métiers associés… et prendre aussi une dimension plus globale et stratégique.


La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews réalisées en janvier et février 2009 auprès de 210 entreprises privées et administrations basées en France. Par ailleurs, 25 prestataires actifs sur le marché français de l’archivage de courriers électroniques ont aussi été interrogés parmi lesquels figurent Adesium, Alinto, Athic, CDC Arkhinéo, Biporis, Business Document, DHL Global Mail Services, EMC, Eurodoc, Hitachi Data Systems, Infotechnique (Getronics Group), Jet Multimédia France (SFR Business Team), Legal-Box, Locarchives, MailWatcher, Messaging Architects, NetApp, Novarchive, Numéri+, ParkerWilliborg, Rife (Risc Group), RSD, SEALWeb , TrustMission…




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