Fondée en 2001 en Allemagne par des spécialistes des domaines juridiques et fusions & acquisitions, Drooms est un éditeur de dataroom. Cette solution permet de faciliter l’échange sécurisé de documents confidentiels. Aujourd’hui, la société forte de 80 personnes a deux sièges un à Francfort (Allemagne) et l’autre à Zug (Suisse). Elle a des bureaux à Paris, Londres, Amsterdam, Madrid, Milan, Vienne, Munich et Lima. 3 personnes travaillent actuellement au bureau de Paris afin d’assurer un support en français.

Alexandre Grellier rappelle que la création de Drooms est partie sur l’idée de l’importance de la confidentialité des documents. Il se rappelle qu’il y a une quinzaine d’année il devait travailler sur des documents confidentiels. Pour effectuer ce travail, il a été enfermé dans une cave avec des milliers de documents. Ainsi, il a pensé que cette façon de travailler ne pouvait plus durer. Avec son associé, ils ont donc conçu le principe de dataroom virtuel sécurisé qui a été mis sur le marché fin 2002 début 2003 en Allemagne. « J’ai donc voulu créé un outil hautement sécurisé mais avec un accès hyper simple car les utilisateurs ne sont pas des gens de l’IT. L’outil a été prévu pour échanger des documents confidentiels entre des parties qui ne sont pas spécialement amis mais plutôt en affaires par exemple en vue de fusion acquisition. Donc au départ en général, il n’y a pas de confiance entre les parties.

Un service sécurisé mais simple d’utilisation

L’utilisation de ce service est assez simple, Lorsque deux parties souhaitent échanger des documents l’un des deux abonnés au service donne une autorisation. Le processus commence par offrir des accès via authentification à deux facteurs via logon et mot de passe adressé par différent moyens. Il y a donc une invitation personnelle qui est donnée. En 2003, nous avons développé un Brother privé qui n’a qu’une fonction : donner accès à la Dataroom sécurisée. Une fois l’accès donné à la Dataroom des règles d’usage apparaissent que l’utilisateur doit accepter. Une fois arrivée dans la Dataroom un index apparaît afin de faciliter l’accès aux documents. Toutes les documents sont chiffrées ainsi que la communication entre les serveurs et celui à qui ont donné accès à la Dataroom. Le déchiffrement se fait en temps réel. Dès l’ouverture d’un document la date, l’heure, le nom du projet et le nom de la personne qui consulte s’inscrit en filigrane sur le document. Des droits différenciés sont données en fonction des documents. Il est soit possible de les consulter, soit les imprimer, soit encore de les sauvegarder. Bien sûr d’autres sont protéger en consultation et n’apparaissent même pas dans l’index.

Tous les documents sont chiffrés et hébergés sur nos propres serveurs, managés par nos employés avec une redondance dans trois data centers différents en Allemagne et un autre pour la Suisse. Nous sommes hébergés chez Interxion en Allemagne et en Suisse. L’avantage est que les deux Data Center de Francfort sont situés à environ 150 du nœud Telecoms de cette ville ce qui permet une connectivité ultra rapide.

En poutre, nous avons développé un service clients afin de les aider à scanner les documents, à trouver des documents pour les mettre en ligne, et bien sûr nous avons un service de Help Desk...

« Nous avons commencé par l’Allemagne puis en Suisse car mon associé est Suisse, puis au Royaume-Uni car c’est un grand marché puis en Espagne suite à la demande de client. Aujourd’hui nous nous sommes installés en France à la demande d’un de nos clients UBS » explique Alexandre Grellier.

Pour lui, son installation en France intervient au bon moment, car cette solution est tout à fait adaptée à la nouvelle législation en vigueur sur la diffusion au Comité d’entreprises des informations confidentielles sur les plans stratégiques de l’entreprise.

« Notre service coûte à partir de 99€ par mois avec un nombre d’utilisateurs illimité, mais un stockage de données limité. Aujourd’hui, notre solution est utilisée dans les domaines de l´immobilier d´entreprise, de la finance, du juridique et bio-tech par des grands comptes et des PME. » conclut-il.