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AFCDP : rien ne remplace l’humain en matière de sensibilisation

février 2016 par Emmanuelle Lamandé

Afin de sensibiliser les agents départementaux aux « règles d’or » de la loi Informatique et Libertés, Marie-Laure Baron, CIL du Département de la Charente-Maritime, en collaboration avec la Direction de la Communication, a choisi d’axer sa communication sur un support visuel accrocheur et décalé. Elle explique, à l’occasion de la 10ème Université des CIL de l’AFCDP, comment mener une campagne de sensibilisation efficace. Pour elle, en la matière, rien ne remplace l’humain.

Le Département de la Charente-Maritime dispose d’un CIL depuis 2014 et d’un RIL dans chacune de ses directions. A sa prise de fonction en 2014, Marie-Laure Baron, déjà agent de la collectivité, a pu constater un manque de culture Informatique et Libertés au sein de la structure. Il fallait donc passer par de la sensibilisation avant de passer à la mise en conformité.

Sa démarche a ainsi commencé par la sensibilisation de toutes les directions, via des réunions informatives. La campagne de communication interne s’est effectuée via 5 affichettes, un dépliant envoyé à chaque agent et la mise en place d’un espace I&L dédié sur l’Intranet. L’objectif était d’informer et de sensibiliser les agents quant aux fondamentaux relatifs à la protection des données à caractère personnel et aux obligations en ce domaine.

A l’heure actuelle, près de 1 000 agents ont été sensibilisés. Il faut compter en moyenne 2h de sensibilisation par agent. Elle recommande, en la matière, de privilégier une sensibilisation par petits groupes, basée sur l’interaction. Elle conseille également d’accrocher les utilisateurs en faisant référence à leur vie privée. Le parallèle avec leur vie personnelle est toujours plus efficace, car on retient plus ce par quoi on se sent concerné.

Les 5 règles d’or de de la Loi Informatique et Libertés illustrées

Marie-Laure Baron, en collaboration étroite avec la Direction de la Communication, a mis en œuvre une campagne au sein de la collectivité, avec pour objectif de faciliter l’assimilation des messages en termes de protection des données et que chacun se sente concerné. Un groupe de travail a d’ailleurs été constitué afin de définir le message, les outils, l’organisation, le calendrier, les tâches et les outils de communication. Il a ainsi choisi de s’orienter vers une illustration des 5 règles d’or sur un ton décalé, à savoir :
- Je ne collecte que les données dans un but précis et légitime et j’en informe les personnes concernées ;
- Je m’assure que la donnée collectée est bien conforme aux besoins. Je ne collecte pas de données inutiles ;
- Je m’assure de conserver les données collectées uniquement le temps nécessaire et autorisé ;
- Je sécurise les données collectées et veille à ce que les données personnelles ne soient pas accessibles à une personne non autorisée ;
- Enfin, je contrôle le droit d’accès, de rectification ou d’opposition.

A posteriori, un test d’évaluation a été effectué de manière à savoir ce qu’ils ont pensé de cette campagne et de mieux déterminer leurs attentes et besoins pour les communications futures.

A travers ce premier bilan, l’objectif a été atteint de rendre déjà le sujet plus attractif. De plus, elle a bénéficié d’une implication et du soutien du Directeur Général des Services pendant toutes les phases du projet, ce qui s’avère un aspect fondamental, explique-t-elle. Plus largement, le travail d’équipe, avec des professionnels de la communication et des agents concernés et motivés, s’avère essentiel pour la bonne marche de ce type de projet.

Le rôle du CIL désormais mieux compris

Depuis, elle observe une augmentation du nombre de demandes de conseils et d’avis de la part des Directions métiers. En outre, son intervention de CIL est désormais mieux comprise lors du travail sur la mise en conformité des traitements.

A partir de février 2016, tout nouvel arrivant dans la collectivité sera sensibilisé sur le sujet pendant une trentaine de minutes et un dépliant lui seras remis. Cette sensibilisation sera renouvelée une fois par trimestre environ. En projet, d’autres formes de sensibilisation seront menées, notamment à destination des Charentais-Maritime, afin de les informer de la démarche du Département sur la protection de leurs données.

D’autres initiatives existent en matière de sensibilisation, comme celles par exemple du Canton de Genève (BD concernant le droit d’accès), de La Poste (QCM illustré), ou encore de l’Aéroport de Paris (vidéo « La protection des données c’est pas une blague »)…

En conclusion, le CIL du Département de Charante-Maritime a choisi d’effectuer la sensibilisation avant les conformités, car sinon elle aurait eu moins de légitimité à sa prise de fonction dans la collectivité et aurait rencontré une plus grande résistance des acteurs concernés au sein de la collectivité. Enfin, pour elle, une action de sensibilisation repose avant tout sur l’humain.


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